Informations à donner aux stagiaires avant la formation

Avant l'inscription définitive, un organisme de formation doit mettre à la disposition du stagiaire : les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d'évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires, et le règlement intérieur applicable. C'est l'article L. 6353-8 du code du travail (lu sur le Code du travail numérique le 15/11/2026). Le référentiel Qualiopi ajoute, avec l'indicateur 9, une attente plus large sur les conditions de déroulement.

Ce que dit le code du travail

Ce que Qualiopi attend : l'indicateur 9

Le guide de lecture du référentiel national qualité (copie du guide du ministère du Travail, version 10 de novembre 2026, hébergée par Certiforma) formule l'indicateur 9 ainsi : « Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation. » Niveau attendu : « Les modalités d'accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées. » Une information incomplète vaut une non-conformité mineure.

Exemples de preuves cités par le guide :

• règlement intérieur, livret d'accueil, convocation, conditions générales d'utilisation ;
• noms des référents pédagogiques et administratifs, organigramme ;
• aspects périphériques : hébergement, restauration, transport, rémunération ;
• modalités d'accès, d'accompagnement et de suivi des personnes en situation de handicap ;
• pour la formation ouverte ou à distance : accès à la plateforme d'apprentissage en ligne, assistance technique et pédagogique, activités à distance et durées moyennes, évaluations, rythme (hybride, 100 % distanciel, synchrone, asynchrone).

Le guide note que les documents peuvent être envoyés par courriel ou par courrier, ou mis à disposition sur le site internet ou dans les locaux, à condition que les bénéficiaires en soient informés.

Les questions que posent vraiment les stagiaires

Les documents existent, mais les stagiaires posent quand même des questions, souvent la veille ou le matin même :

• « À quelle heure commence-t-on, et où ? »
• « Est-ce qu'il y a un parking, un endroit pour déjeuner ? »
• « Je n'arrive pas à me connecter à la plateforme. »
• « Que dois-je apporter ? »
• « Je serai en retard demain, je préviens qui ? »
• « J'ai besoin d'un aménagement, à qui m'adresser ? »
• « Quand vais-je recevoir mon attestation ? »

Ce qu'un assistant change concrètement

Un assistant chargé avec la convocation, le livret d'accueil, le règlement intérieur et la page d'accès à la plateforme répond à la plupart de ces questions à toute heure, en citant le document. Le stagiaire n'attend plus une réponse par courriel ; votre équipe administrative ne répond plus vingt fois à la même question.

Ce qu'il ne fait pas :

• Il ne remplace pas la remise des documents. L'obligation de l'article L. 6353-8 porte sur la mise à disposition des informations ; l'assistant aide à les retrouver.
• Il ne gère pas un cas individuel : absence, aménagement lié à un handicap, difficulté financière. Il donne le nom et le contact de la bonne personne.
• Il ne prouve pas à lui seul l'indicateur 9. Il peut figurer parmi vos moyens d'information ; l'auditeur apprécie si l'information est complète et diffusée.

Mettre en place, en six points

1. Rassemblez convocation, livret d'accueil, règlement intérieur, programme et conditions générales, dans leur version à jour.
2. Ajoutez une fiche « questions pratiques » : accès, horaires, repas, contacts, procédure en cas d'absence.
3. Indiquez dans les consignes les noms et rôles des référents à qui renvoyer.
4. Excluez toute donnée personnelle d'un stagiaire.
5. Testez avec les questions réelles de vos dernières sessions.
6. Mettez l'assistant à jour à chaque changement de lieu, d'horaire ou de règlement : une réponse périmée est pire que pas de réponse.

Pour les questions sur le contenu du cours, voir Chatbot pédagogique ; pour un stagiaire mécontent, Réclamations des stagiaires.